1. Rendezvény esetén a terem üzemeltetésével kapcsolatos felügyeletet a Társadalomkutató Központ megbízott munkatársa látja el. A rendezvényen felügyelő lehet a Központ rendezvényszervezője, informatikusa-technikusa vagy más kijelölt munkatársa.
2. A teremhez tartozó műszaki eszközök, technikai berendezések használata esetén a Társadalomkutató Központ informatikusai/technikusai látnak el felügyeletet, szükség esetén együttműködnek a rendezvényszervező (bérlő) technikai alvállalkozóival.
A TK tulajdonát képező egyszerűbb berendezések használata esetén (például: írásvetítő, projektor és laptop, lézerpálca, mikrofonok) a termet igénybevevő, a vári épületegyüttesben található intézmény, bérlő kioktatása után a folyamatos felügyelettől el lehet tekintetni.
A TK informatikusai-technikusai a rendezvény kezdetén és befejezésekor ebben az esetben is kötelesek jelen lenni, és ellenőrizni a használatba adott eszközök állapotát.
3. Külsős rendezvények esetén a TK informatikus-technikusának jelenléte a rendezvény befejezéséig minden esetben szükséges. A technikus munkaidőn túli munkavégzés vagy munkaszüneti napon történő munkavégzés esetén rendezvényfelügyeleti megbízást is kaphat. Ez esetben kötelessége meggyőződni a bérlővel (vagy annak rendezvényszervezőjével közösen) a terem rendezett állapotáról, a berendezések és bútorzat, eszközök állapotáról, működőképességéről, és a befejezéskor mint rendezvényfelügyelő, köteles ellenőrizni, hogy az ajtókat, ablakokat bezárták-e, köteles ellenőrizni a mellékhelyiségeket, gondoskodni a világítás, szellőzés kikapcsolásáról, és a termet bezárva a kulcsot a portaszolgálatnak adja le.
Ha a használó (bérlő) és a rendezvényfelügyelő között a terem állapota, a berendezések, bútorzat, eszközök állapota miatt a rendezvény befejezésekor véleményeltérés van, a rendezvényfelügyelő köteles jegyzőkönyvet felvenni, amelyet a két fél aláír.
Az esetleg felmerülő kárral kapcsolatos rendezésről a bérleti szerződés rendelkezik.
A jegyzőkönyvet a rendezvényfelügyelő a soron következő munkanapon a teremértékesítéséért felelős munkatársnak adja át.
4. A Társadalomkutató Központ Tudományos Tanácsában együttműködő vári kutatóintézetek olyan rendezvényei esetén, amely nem tesz szükségessé technikusi közreműködést, illetve nem vesz igénybe külső vállalkozót, az intézet jogosult megjelölni azt az állományban lévő munkatársat, aki a rendezvény lebonyolításáért felelős, és aki munkaidőn túli rendezvény esetén a portaszolgálattal közösen gondoskodik a terem és a kiszolgáló helyiségek ablakainak, ajtóinak zárásáról, az áramtalanításról, illetve a terem udvari bejáratának kulcsát az időpont megjelölésével a portaszolgálatnak leadja.
Ez esetben a TK vezetése eltekinthet a TK technikai személyzetének, illetve a rendezvényfelügyelőnek munkaidőn túli munkavégzésétől.
